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Página de Inicio Pretextos MSc. María Onelia Pérez Domínguez Desarrollo de colecciones: una vía en la socialización de los resultados de la ciencia

Desarrollo de colecciones: una vía en la socialización de los resultados de la ciencia

Por María O. Pérez y Nivia E. Suárez

Hace poco tiempo que el término desarrollo de colecciones se comenzó a utilizar en Cuba, sus orígenes datan de la década de los años 70 en Estados Unidos, como consecuencia de revisiones que se venían realizando en torno a la mejor satisfacción de las necesidades de los usuarios; sin embargo, los últimos años han marcado diferencias respecto a los anteriores, en la organización de la información para garantizar la selección y adquisición de documentos.
Anteriormente todas las labores destinadas a mantener el fondo de información actualizado se encontraban reconocidas comúnmente bajo el término selección y adquisición y, como consecuencia lógica, todos los departamentos que se encargaban de asumir estas labores fueron   denominados de igual forma. En la actualidad se habla de desarrollo de colecciones donde antes se hablaba de selección y adquisición. El desarrollo de colecciones tiene como objetivos mantener las fortalezas de las colecciones y minimizar sus aspectos negativos. Para alcanzar este propósito no basta con atender solamente los procesos de selección y adquisición de las fuentes, se precisa además revisar los perfiles de usuarios y las colecciones existentes, para valorar y decidir la necesidad de adquirir una nueva fuente de información.
Las tecnologías de información y comunicación, en especial Internet, son parte sustantiva del mundo de la información. Ellas abren espacios importantes para el desarrollo de las colecciones, ya que permiten el acceso a nuevos recursos que pueden ser gestionados por cualquier institución. En los años venideros, las tecnologías de información harán posible el surgimiento de nuevas facilidades para obtener información; el impulso de las redes de comunicación irá fortaleciendo el concepto de biblioteca única y el desarrollo de colecciones será el responsable de garantizar la satisfacción de la comunidad usuaria, a través de la calidad de sus colecciones.
La selección y la adquisición forman parte del ciclo de procesamiento de la información, como exponentes de la etapa de recolección de la información. Con ellas se inicia el proceso de tratamiento de los recursos de información en las organizaciones y al decir de Mesa de León (1986), constituyen la base de la cual parte todo el trabajo que se despliega en una institución de información.
Los especialistas del CDIP ofrecen atención directa a cada uno de los departamentos docentes de la UCP para diagnosticar, trazar políticas de selección y adquisición  que permitan el acceso y la disponibilidad de los recursos dentro y fuera de la biblioteca universitaria, tanto en formato impreso como  digital.
Es odjetivo de este trabajo mostrar la estrategia desarrollada  por el Centro de Documentación e Información Pedagógica (CDIP) de la Universidad de Ciencias Pedagógicas (UCP) “Félix Varela”, con vistas a incrementar, mantener y actualizar  la colección a partir de  las necesidades y demandas de información, de la comunidad de  usuarios. 
Selección: Es el acto de escoger de entre toda la literatura que se edita, aquella y solo aquella que contribuirá a resolver un problema científico, técnico o cultural, de acuerdo con la rama de la institución y del usuario al que se va a servir.
Por su parte, la adquisición resulta el complemento del proceso de selección, ya que toda elección lleva asociada una toma de decisión. En la selección de fuentes de información este acto es responsabilidad del proceso de adquisición.
Adquisición: Es la obtención de los documentos seleccionados previamente por cualquiera de las vías de adquisición conocidas. Sin embargo, el propio devenir de la sociedad hizo posible que donde se hablaba de selección y adquisición, hoy se hable de desarrollo de colecciones.
El proceso de recolección garantiza la continuidad de los procesos:
-Análisis y procesamiento de la información
-Almacenamiento de la información
-Recuperación de la información
-Diseminación  y difusión de la información
La selección, como parte de la etapa de recolección de información, tiene la responsabilidad de elegir los recursos de información que necesita la institución para cumplir con su principal objetivo –satisfacer las necesidades del usuario- y se define como:

Definiciones de desarrollo de colecciones

a) Proceso que permite a la biblioteca construir una colección de materiales documentales que responde a las necesidades de información y requerimientos de servicios por los usuarios.
b) Proceso que permite identificar las fortalezas y debilidades de la colección de materiales de una biblioteca en términos de necesidades de usuarios y recursos de la comunidad.
-Sistema de servicios al público, que se caracteriza por el proceso de toma de decisiones que determina la conveniencia de adquirir y conservar materiales en la biblioteca.
-Proceso universal en el mundo bibliotecario por el cual el profesional de bibliotecas reúne una variedad de materiales para satisfacer las demandas de los usuarios. Este ciclo dinámico y constante engloba seis elementos: estudio de usuarios, políticas, selección, adquisición, expurgo y evaluación.
-Proceso mediante el cual se asegura que se satisfagan las necesidades de información de los usuarios en forma económica y dentro de un período de tiempo razonable usando recursos tanto internos como externos a la organización.
El concepto de desarrollo de colecciones también puede definirse mediante sus principales procesos del modo siguiente:
-Designa todos los procesos encaminados a crear y desarrollar colecciones de fuentes de información que satisfagan las necesidades de los usuarios, mediante la elaboración de políticas, el estudio y evaluación de la colección ya existente, la evaluación de fuentes internas y externas, para decidir con precisión y respaldo científico, las que se gestionará su adquisición; y el propio proceso de adquisición por las diferentes vías conocidas.

El desarrollo de colecciones como proceso

El desarrollo de colecciones como proceso se observa a través del esquema básico que reúne a sus principales componentes. La propuesta que se analiza a continuación ha sido derivada de los estudios realizados por las autoras Sánchez y Guerrero (2001) en su trabajo “Algunas consideraciones sobre el alcance conceptual de los términos desarrollo de colecciones, completamiento y selección y adquisición de fuentes de información”. Esta es la estructura jerárquica de dicho esquema:

Formulación y/o revisión de políticas para desarrollo de colecciones:

-Estudios y evaluación de las colecciones

-Estudio de interés/necesidades de los usuarios

Ambos tributan a:

-Evaluación de fuentes de información. Métodos bibliométricos, infométricos y otros

Lo que implica:

-Planificación y evaluación de recursos

- Toma de decisión para la adquisición

- Adquisición



En el caso de las bibliotecas universitarias, son los profesores quienes realizan la selección, pero es el bibliotecario quien tiene la visión de la colección global; por tanto el que está en mejores condiciones de definir una política de selección coherente y equilibrada. Su relación con el usuario, las necesidades informativas de este, la utilización frecuente o esporádica de los documentos, le permitirán decidir cuántos documentos, de qué tipo, con cuáles contenidos, serán los que formarán la colección.
Para garantizar lo anterior, cada una de las especialistas del CDIP de la UCP atiende un departamento docente y se encarga de recoger las necesidades informativas de los usuarios investigadores de cada carrera, para de esta manera satisfacer sus demandas; además, siempre se les informa a los usuarios que cuando en las librerías vean libros que puedan ser de utilidad para las distintas carreras, lo  informen, para utilizar una de las vías de adquisición que es la compra. También se utiliza el canje con otros centros educacionales; así como la donación por docentes que viajan y participan en eventos nacionales e internacionales y los aportes que hacen los líderes científicos de la UCP, de documentos que contribuyen al enriquecimiento de la colección.
También se les enseña a los docentes de los diferentes departamentos, a trabajar con la biblioteca digital y el catálogo en línea que se encuentra en la página de la Universidad http//intranet.cv.rimed.cu; a fin de que puedan localizar, desde el lugar en que se encuentran, la bibliografía que necesitan.
Satisfacer las necesidades informativas del usuario es el fin último del proceso que se inicia con la demanda de información. Es el gestor de la información, el bibliotecario, el artífice de su feliz conclusión; siempre y cuando haya previsto tales necesidades mediante procesos previos de selección y adquisición, aun con los escasos presupuestos asignados.
La adquisición cooperativa ofrece beneficios financieros significativos y permite a una biblioteca la oportunidad de acceder a un mayor número de documentos.
La evaluación de los materiales documentales seleccionados debe ser realizada por personal altamente capacitado, con responsabilidad y orientada a obtener calidad de información y calidad de los medios que la soportan (magnéticos y/o electrónicos); estudiando costos, impacto en el medio y los servicios, infraestructura requerida y proyección en el tiempo.
Insistiendo en las necesidades de los usuarios y el interés mostrado por los documentos en formato electrónico, es necesario adoptar decisiones fundamentadas, sobre el desarrollo de colecciones en el futuro. La biblioteca desempeña el rol más importante en la organización de recursos electrónicos con las correspondientes habilidades y conocimientos de quienes los gestionan.

 

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